Восточно-Казахстанское областное учреждение по охране историко-культурного наследия подписывало контракт для этого с компанией Global Translation Company. Подрядчик должен был обеспечить участие на мероприятии не менее 100 человек, из них не менее 5 представителей дипломатических служб иностранных государств, не менее 10 иностранных делегатов конференции, не менее 20 представителей научной интеллигенции Республики Казахстан и не менее 55 представителей местных исполнительных органов городов и районов Восточно-Казахстанской области.
Также в обязанность победителя тендера входило обеспечение раздаточными материалами всех участников конференции в количестве не менее 50 шт. Это ручка с логотипом конференции, ежедневник и папка, тоже с логотипом конференции.
Во время проведения пленарной части конференции обеспечивался синхронный перевод:
— с казахского языка на русский язык;
— с казахского языка на английский язык;
— с русского языка на казахский язык;
— с русского языка на английский язык;
— с английского языка на казахский язык;
— с английского языка на русский язык;
Кроме того были предусмотрены экскурсионные поездки участников мероприятия по городу Усть-Каменогорск с гидами. ВИП-персоны традиционно обеспечивались ВИП-транспортом.
По данным СМИ научно-практической конференция «Алтай – золотая колыбель тюркского мира» также проходила в прошлом году в Астане в рамках научной программы V «Всемирных игр кочевников».
